表計算ソフトの正しい使い方について

弊社の皆さんへ、ExcelやGoogle Spreadsheetなどの表計算ソフトウェアを使う際に気をつけて欲しいことがあります。

最も大事なのは、表計算ソフトを使うときには、「表(テーブル)」を意識して使わなければいけません。

表とは、すなわち行(レコード)と列(カラム)の組み合わせによって、情報を整理する方法です。

通常は、行に各データ(人間や取引先や資産など)を割当、列にその項目(氏名や所属や売上など)を割り当てて、その交点となるセルに該当する情報を入力します。

氏	名	年齢(歳)	年収(万円)
田中	一郎	30	400
山田	花子	25	350
上野	剛	28	320

一行目は見出し、各行に一つのデータと憶えれば分かりやすいですね。

見出しを見れば、誰でもそのセルに何を入れれば良いか明確にすぐわかるようにしなければいけません。

一つのセルに複数の情報を入れてはいけません。セル内に注釈や備考をいれてはいけません。

一つの列のセルには、見出しで定められた同じ種類の情報しか入れてはいけません。そのセル内に記載出来ない情報は、備考や別のセルに記入します。

セルには、円や千やキロやメートルなどの単位を入れてはいけません。それは見出しに入れます。

他のセルから計算できる数値（合計、平均、消費税等）は、式を使って計算しなければいけません。計算した値を手入力してはいけません。

一つの表を複数に分割したり、途中で見出しを再度挿入したり、途中でセルの意味を変えたりしてはいけません、そうしたら一括で選択したり集計処理することが出来なくなるからです。

もしも表が縦に長くなり、見出しが見にくくなる場合は、見出しの行や列を固定表示して見出しはスクロールしないようにすれば良いのです。

表計算の使い道としては、情報管理、情報整理(プレゼンテーション)の二つがあります。

情報管理とは、他に元データがない情報(独自情報, オリジナルデータ, 元データ)を保存するために使うものです。これは複数人で共有･編集する必要があるので、必ずGoogle Spreadsheetのようなオンライン上の表計算を使わなければなりません。

情報管理を目的とする場合は、一つのシートに一つの表しか載せてはいけません。複数の表がシートにあると、追記や編集もしにくくなるだけでなく、プログラムによる自動処理ができなくなります。

情報整理とは、他の元データから転記した情報を整理して、計算を行ったり、見やすく整理を行ったりして、自分や他の人が情報を理解しやすいデータとして提示することです。